Definir o preço pelo que o concorrente cobra é o caminho mais rápido para trabalhar de graça. Saber como calcular o valor da diária de locação a partir dos seus próprios custos é o que garante que cada carro ou moto da frota pague as contas, gere lucro e ainda deixe dinheiro para ser trocado no futuro.

Neste guia você vai ver quais custos entram na conta, uma fórmula passo a passo, um exemplo completo para um carro e uma moto, como montar descontos para locação semanal e mensal, como usar a franquia de quilometragem e quando revisar a tabela de preços.

Importante: todos os valores deste artigo são exemplos ilustrativos, arredondados e baseados em faixas plausíveis para 2026. Preço de veículo, seguro, IPVA e manutenção variam bastante por cidade, modelo e época. Use a estrutura da conta e substitua pelos seus números.

Por que calcular a diária pelos custos e não só pelo mercado

O preço praticado na sua cidade é uma referência importante, mas ele não diz se a sua operação fecha a conta. Duas locadoras podem cobrar a mesma diária e ter resultados opostos, porque compraram, financiaram e seguraram seus veículos de formas diferentes.

O caminho certo é fazer as duas contas. Primeiro, descobrir a diária mínima que cobre custos e lucro desejado. Depois, comparar com o mercado. Se o seu mínimo estiver acima do que a região aceita pagar, o problema não está no preço, está no custo ou na ocupação, e é ali que você precisa agir.

Custos que entram no valor da diária de locação

O cálculo começa pelo custo mensal de cada veículo. Separe os custos em três grupos para não esquecer nada.

Custos fixos por veículo

São os que existem mesmo com o veículo parado no pátio:

• Parcela do financiamento ou depreciação: se o veículo é financiado, a parcela entra no fluxo de caixa. De qualquer forma, considere a depreciação, que é a perda de valor ao longo do tempo. Estime o valor de revenda e divida a diferença pelos meses que ele ficará na frota.
• Seguro ou proteção veicular: mensalidade por veículo, já considerando que o uso em locação costuma ter custo maior.
• IPVA e licenciamento: são anuais, mas devem ser provisionados todo mês. Divida o total do ano por 12.
• Rastreador: mensalidade do serviço por veículo.
• Rateio dos custos fixos da empresa: contador, sistema de gestão, aluguel do ponto, telefone, divulgação. Some tudo e divida pelo número de veículos da frota.

Custos variáveis por veículo

Crescem conforme o uso:

• Manutenção preventiva e corretiva: óleo, filtros, freios, suspensão, relação no caso das motos.
• Pneus: calcule o custo de um jogo e divida pela vida útil em meses, de acordo com a quilometragem média da sua frota.
• Limpeza e preparação entre locações: lavagem, higienização e o tempo gasto na vistoria.

Impostos, inadimplência e taxa de ocupação

Três fatores que não são custos do veículo, mas mudam completamente o preço:

• Impostos sobre o faturamento: no Simples Nacional, uma porcentagem da receita que depende do anexo e da faixa. Peça a alíquota estimada ao seu contador.
• Inadimplência: a parte do faturamento que, na prática, não entra no caixa. Use o seu histórico ou um percentual conservador.
• Taxa de ocupação: a porcentagem de dias do mês em que o veículo está de fato alugado. Ninguém mantém 100%: há intervalos entre clientes, dias na oficina e meses de baixa procura.

Fórmula para calcular o valor da diária passo a passo

Com os custos levantados, a conta fica em cinco passos:

1. Some os custos mensais do veículo: fixos, variáveis e o rateio dos custos da empresa.
2. Acrescente o lucro desejado por mês para esse veículo. É o que sobra depois de pagar tudo, inclusive a depreciação.
3. Ajuste por impostos e inadimplência: divida o resultado por (1 menos o percentual de impostos menos o percentual de inadimplência). Com 6% de impostos e 5% de inadimplência, divida por 0,89. Isso dá a receita mensal necessária.
4. Calcule os dias alugados no mês: 30 multiplicado pela taxa de ocupação. Com 75%, são 22,5 dias.
5. Divida a receita necessária pelos dias alugados. O resultado é a diária mínima.

Exemplo de cálculo da diária de locação: carro e moto

Vamos aplicar a fórmula em dois veículos. Premissas comuns: impostos estimados em 6% e inadimplência de 5%. O carro é um compacto de R$ 80.000 com ocupação de 75% em diárias; a moto é uma 160 cc de R$ 19.000, alugada por semana a entregadores, com ocupação de 85%. São números ilustrativos, apenas para mostrar o método.

Custo mensal (exemplo ilustrativo)	Carro compacto	Moto 160 cc
Depreciação (carro 15% ao ano, moto 20% ao ano)	R$ 1.000	R$ 315
Seguro ou proteção veicular	R$ 350	R$ 150
IPVA e licenciamento provisionados	R$ 220	R$ 45
Rastreador	R$ 60	R$ 50
Manutenção	R$ 250	R$ 200
Pneus (provisão)	R$ 80	R$ 40
Rateio de custos fixos da empresa	R$ 300	R$ 100
Total de custos	R$ 2.260	R$ 900
Lucro desejado	R$ 600	R$ 300
Subtotal	R$ 2.860	R$ 1.200
Receita necessária (÷ 0,89)	R$ 3.215	R$ 1.350

Preço calculado (exemplo ilustrativo)	Carro compacto	Moto 160 cc
Ocupação considerada	75%	85%
Dias alugados no mês (30 × ocupação)	22,5 dias	25,5 dias
Diária mínima	cerca de R$ 143	cerca de R$ 53
Semanas alugadas no mês (4,33 × ocupação)	3,25 semanas	3,68 semanas
Semanal mínimo	cerca de R$ 990	cerca de R$ 367

Repare que a depreciação é o maior custo do carro. Se você deixar ela de fora, a diária cai para perto de R$ 93 e parece muito mais competitiva, mas o negócio vai consumindo o próprio patrimônio sem perceber. Na moto, a soma de proteção, manutenção e rastreador pesa mais que a depreciação, por isso negociar esses itens tem efeito direto no preço.

Se a sua ocupação real do carro fosse de 65% em vez de 75%, a diária mínima subiria para cerca de R$ 165. Esse é o tamanho do impacto de deixar veículos parados.

Diária, semanal e mensal: como dar desconto sem perder margem

Contratos mais longos merecem preço menor por dia, porque reduzem intervalos entre clientes, vistorias e o risco de veículo parado. Mas o desconto precisa caber na conta.

A regra de verificação é simples: preço com desconto × períodos alugados no mês ≥ receita mensal necessária. No contrato mensal, a ocupação costuma ser maior, então dá para cobrar menos por dia e manter o resultado.

Carro compacto (exemplo ilustrativo)	Preço	Desconto sobre diárias	Ocupação esperada	Receita mensal
Diária	R$ 145	-	75%	cerca de R$ 3.260
Semanal	R$ 900	cerca de 11%	85%	cerca de R$ 3.310
Mensal	R$ 3.500	cerca de 20%	92%	cerca de R$ 3.220

Nos três casos a receita fica acima dos R$ 3.215 necessários. Se o desconto que você quer dar derrubar a receita abaixo disso, ele só faz sentido se a ocupação subir ainda mais. Para motos alugadas a entregadores, o padrão do mercado é o semanal; veja como esse modelo funciona no artigo sobre locação de moto para entregadores de aplicativo.

Caução não é receita e não entra no cálculo da diária. Ela pertence ao cliente e serve para cobrir danos e débitos na devolução, conforme o contrato.

Franquia de quilometragem no preço da locação

Manutenção, pneus e depreciação crescem com a quilometragem. Um cliente que roda 6.000 km por mês custa bem mais que um que roda 1.500 km, mesmo pagando a mesma diária. A franquia de km resolve isso: o preço inclui um limite e o que passar é cobrado à parte.

1. Defina a quilometragem média que usou no cálculo da manutenção e dos pneus. Ela vira a base da franquia, por exemplo 3.000 km por mês no carro do exemplo.
2. Calcule o custo por km rodado: some manutenção, pneus e uma parte da depreciação ligada ao uso e divida pela quilometragem média. No exemplo do carro, só manutenção e pneus (R$ 330 por mês divididos por 3.000 km) já dão cerca de R$ 0,11 por km.
3. Precifique o km excedente acima desse custo, com margem. Algo como R$ 0,40 a R$ 0,70 por km no carro é um exemplo, a ser validado com o mercado local.
4. Deixe tudo no contrato: limite, valor do excedente e como a quilometragem é medida na retirada e na devolução.

Medir a quilometragem com fotos do painel na vistoria evita discussão. No LocaPronto, a franquia de quilometragem pode ser configurada no contrato, e a quilometragem pode ser sincronizada pelo GPS do rastreador.

Quando revisar o valor da diária de locação

Preço calculado uma vez e esquecido fica errado em poucos meses. Revise a tabela a cada três a seis meses e sempre que acontecer um destes gatilhos:

• Renovação do seguro ou da proteção com reajuste relevante.
• Novo ano de IPVA ou mudança de alíquota no estado.
• Troca de modelo na frota, já que cada veículo tem custo de compra e depreciação diferentes.
• Ocupação muito alta por vários meses, acima de 90%: sinal de que há espaço para subir o preço ou crescer a frota.
• Ocupação baixa, abaixo do que você usou na conta: revise preço, canal de divulgação ou o perfil do veículo.
• Manutenção acima do previsto em um veículo específico, o que pode indicar que é hora de vendê-lo.

Para isso você precisa de números reais por veículo, não de estimativas. Um bom controle de frota registra manutenção, quilometragem e dias parados de cada carro ou moto. O LocaPronto tem relatório de lucratividade por veículo, que mostra quanto cada um faturou e custou, e serve de base direta para essa revisão. Se a sua frota é de carros, veja o sistema para locadora de carros; se é de motos, o sistema para locadora de motos.

Outro custo que muitas locadoras esquecem de considerar é o tempo gasto com infrações cometidas pelos clientes. Veja como organizar isso no artigo sobre multa de trânsito em veículo alugado.

Checklist para calcular o valor da diária

Conclusão

Entender como calcular o valor da diária de locação é transformar o preço em consequência dos seus custos, e não em um palpite. Some tudo o que o veículo custa, inclua a depreciação e o lucro, ajuste por impostos, inadimplência e ocupação, e só então compare com o mercado. Se você ainda está planejando o negócio, a página Vai abrir sua locadora? reúne os primeiros passos, e a simulação de quanto custa abrir uma locadora de motos mostra como esses números se refletem no retorno do investimento.

Perguntas frequentes

Qual é a fórmula para calcular a diária de locação?

Some os custos mensais do veículo e o lucro desejado, divida por um menos o percentual de impostos e inadimplência, e depois divida pelo número de dias alugados no mês, que é 30 multiplicado pela taxa de ocupação esperada. O resultado é a diária mínima para atingir a meta.

Qual taxa de ocupação devo usar no cálculo?

Use um número conservador, baseado no seu histórico ou, se estiver começando, algo entre 65% e 80% para diárias de carro e um pouco mais para motos alugadas por semana. Superestimar a ocupação gera um preço baixo demais, que não cobre os custos nos meses fracos.

Quanto de desconto dar na locação semanal e mensal?

Não existe percentual fixo. Muitas locadoras trabalham com algo entre 10% e 15% no semanal e entre 15% e 30% no mensal em relação à soma das diárias, mas o limite é a sua conta: o preço com desconto multiplicado pela ocupação esperada precisa cobrir a receita mensal necessária do veículo.

Devo incluir a depreciação no preço da diária?

Sim. Mesmo que o veículo tenha sido pago à vista, ele perde valor todo mês. Se a depreciação não estiver no preço, a locadora parece lucrar, mas não terá dinheiro para renovar a frota quando chegar a hora.

De quanto em quanto tempo devo revisar o valor da diária?

Uma boa prática é revisar a cada três a seis meses e sempre que houver mudança relevante de custo, como renovação do seguro, reajuste de IPVA, troca de modelo na frota ou mudança forte na taxa de ocupação.

Os valores do exemplo servem para a minha locadora?

Não diretamente. Os valores deste artigo são exemplos ilustrativos e arredondados. Preço do veículo, seguro, IPVA, manutenção e aluguel praticado mudam por cidade e época, por isso refaça a conta com as suas cotações reais.

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